¿COMO DIRIGIR REUNIONES DE TRABAJO? LLEVAR AGENDA Y REALIZAR MINUTAS?

 

¿COMO DIRIGIR REUNIONES DE TRABAJO LLEVAR AGENDA Y REALIZAR MINUTAS?

Dirigir reuniones de trabajo de manera efectiva implica seguir ciertos pasos clave para mantener el enfoque, fomentar la participación y lograr resultados productivos. Dos aspectos importantes en este sentido son llevar una agenda bien planificada y realizar minutas precisas.

Llevar una agenda:

La agenda es un plan detallado de los temas a tratar durante la reunión. Ayuda a mantener el orden y la estructura, y asegura que se aborden los puntos importantes en el tiempo asignado.

La agenda debe incluir un título claro, la fecha y hora de la reunión, y la lista de los temas o puntos a tratar en orden de importancia.

Es recomendable compartir la agenda con los participantes antes de la reunión para que puedan prepararse adecuadamente.

Realizar minutas:

Las minutas son un registro escrito de lo discutido, las decisiones tomadas y las acciones acordadas durante la reunión.

Las minutas deben incluir la información básica de la reunión (título, fecha, hora, lugar) y los nombres de los asistentes.

Es importante capturar los puntos clave discutidos, las decisiones tomadas y los próximos pasos acordados, junto con los nombres de los responsables y los plazos.

Las minutas deben ser claras y concisas, evitando detalles innecesarios, pero asegurando que se registren los aspectos más relevantes de la reunión.

EJEMPLO:

• Reunión: Actualización del proyecto XYZ
• Fecha: 15 de mayo de 2023
• Hora: 10:00 AM - 11:30 AM
• Lugar: Sala de conferencias A

 

Agenda:

Presentación del estado actual del proyecto - Juan Pérez (15 min)

Discusión de los desafíos y obstáculos identificados - Equipo del proyecto (30 min)

Evaluación de las acciones correctivas propuestas - Equipo del proyecto (20 min)

Asignación de responsabilidades y plazos - Juan Pérez (15 min)

Otros asuntos - Abierto (10 min)

Minutas:

Presentación del estado actual del proyecto:

Juan Pérez proporcionó una actualización detallada del progreso del proyecto, destacando los hitos alcanzados y los desafíos encontrados.

Discusión de los desafíos y obstáculos identificados:

El equipo del proyecto identificó los desafíos principales, incluyendo la falta de recursos y la necesidad de una mayor colaboración interdepartamental. Se discutieron posibles soluciones y se acordó asignar recursos adicionales para abordar los problemas.

Evaluación de las acciones correctivas propuestas:

Se evaluaron las acciones correctivas propuestas por el equipo del proyecto y se acordó implementarlas. Se estableció un plan de seguimiento para monitorear su efectividad.

Asignación de responsabilidades y plazos:

Juan Pérez asignó tareas específicas a los miembros del equipo y se establecieron plazos claros para su cumplimiento. Los responsables fueron designados y se acordó realizar una revisión intermedia en dos semanas.

Otros asuntos:

Se discutieron brevemente algunos asuntos menores, como la próxima reunión del equipo y la disponibilidad de recursos adicionales.

Las minutas fueron revisadas y aprobadas.